Планирование рабочего дня

Было в журнале для бухгалтеров, но применимо для всех

Займемся планированием

  Во-первых, каждый день необходимо четко планировать только 60 процентов своего времени. Оставшееся время распределяется примерно так: 20 процентов — на непредвиденные дела, 20 процентов — либо на планирование, либо на выполнение ранее отложенных дел.
 
  Во-вторых, все планируемые дела необходимо делить по степени приоритетности на три основные категории:

— первая категория — это самые важные и самые срочные дела;

— вторая категория — не такие важные и не очень «горящие» дела. Их надо решать, конечно, как можно быстрее, но если никак не успеваете, можно с ними немного подождать;

— третья категория — «текучка». Всевозможные звонки, разговоры с сотрудниками, оформление различных документов. От таких дел, к сожалению, никуда не деться, и времени на них уходит очень много.

   Когда вы определили, какое из тех дел, что вы себе запланировали на текущий день, является наиболее значимым, следуйте простому правилу: начните с задачи № 1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные приоритеты еще раз и приступайте к задаче № 2, но не идите дальше до тех пор, пока не закончите и это дело. Потом переходите к задаче № 3 и т. д. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут по крайней мере завершены важнейшие дела.

   Ваш план должен помещаться в табличку, где указывается порядковый номер, степень их важности (приоритетности), содержание дел и их выполнение.

   Сначала нужно заполнить графу «Содержание», в которую должны попадать дела, на которые вы отвели 60 процентов своего времени. Потом следует определить приоритеты.

   В графе «Выполнение» имеет смысл завести свою систему пометок. Например, выполненные дела можно помечать галочкой или плюсом, отложенные на неопределенное время — крестиком. А те дела, которые вы переносите на день-два, — стрелочкой. И поставьте дату, на которую вы это дело перенесли.

   Ключ к успеху состоит в следующем: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, определяйте приоритеты, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь этого плана. Пусть это станет привычным делом каждого рабочего дня.

      11 правил организации рабочего времени

 1. Оценивайте время, необходимое для выполнения каждого вида работы.

 2. Всегда ставьте перед собой четкие цели, формулируйте результаты, к которым надо стремиться.

 3. Оценивайте эффективность не по затраченному времени, а по реально достигнутым результатам.

 4. Каждый день выделяйте приоритеты. При этом следуйте правилу «20/80» (из списка задач выберите 20%, представляющих 80% важности, и выполняйте их раньше остальных).

 5. Всегда намечайте для себя сроки выполнения работы в течение дня (наличие конкретного срока заставляет работать быстрее).

 6. Решившись сделать какую-то работу, стремитесь довести ее до конца.

 7. В конце рабочего дня готовьте работу на завтра (это удобно, так как вы еще не «отключились» от рабочего ритма).

 8. В пятницу вечером подводите итоги за неделю; выясняйте, что осталось сделать, и намечайте общий план работы на следующую неделю.

 9. По возможности варьируйте работу, чтобы сохранять интерес к тому, что вы делаете.

 10. Организуйте свое рабочее место, кабинет; найдите удобное место для каждой вещи.

 11. Не теряйте зря времени на сожаления по поводу неудач или работы, которую вы не смогли или не сможете сделать.