Как российский бизнес переходит на удаленку

Как российский бизнес переходит на удаленку
 За последние несколько недель коронавирус отправил десятки российских компаний на удаленку.

 Сергей Собянин призвал московский бизнес «по возможности перевести часть работников на работу из дома». Многие руководители крупных компаний сделали это еще до просьб мэра — о переходе на удаленный режим на прошлой неделе объявили «Яндекс», Mail.ru Group, Morgan Stanley, частично МТС, Райффайзенбанк, Газпромбанк и «Почта России».

Сотрудники Тинькофф Банка вместе с объявлением об удаленке получили почтовую рассылку следующего содержания:  Работаем так, чтобы наши клиенты не заметили, где мы работаем – не важно, дома или в офисе!.. Давайте замедлим распространение этой хрени!»

Малый бизнес осваивает онлайн-инструменты работы и готовится к перерасходу бюджета.

Удаленка не дешевое удовольствие: по оценке HeadHunter, переезд на хоум-офис обойдется в сумму от 200 000 рублей для небольших компаний до 100 сотрудников, в 1-3 млн рублей для средних компаний (100-500 сотрудников) и как минимум в 5 млн рублей для крупного бизнеса.

 Деньги понадобятся для закупки дополнительных лицензий на ПО и системы безопасности, бесплатное такси для тех, кто не может резко перейти на полностью дистанционный режим, закупку ноутбуков для сотрудников, у которых нет ноутбуков.

 Более глобальная задача — сделать так, чтобы самоизоляция не застопорила бизнес-процессы, а сотрудники не воспринимали удаленку как внеочередной отпуск.

как сохранить контроль над ситуацией в компании и настроить себя на эффективную работу без присмотра начальства?

 
Мария Бородецкая, соосновательница лектория «Синхронизация»

«Синхронизация» перешла на удаленную работу с 18 марта. Мы не сделали этого раньше, потому что вплоть до 15 марта проводили лекции. Нам казалось нечестным работать из дома самим и в то же время собирать слушателей в лекториях. Карантин — это правильно.

Работать из дома для нас непривычно: обычно 90% команды работает в офисе. Опыт показывает: если грамотно расставить все метрики и KPI, не нужно стоять над душой ни в офисе, ни дома. Вся работа отражается в цифрах.

В офисе у нас есть правило: с 12 до 18 часов вся команда на месте. Можете приходить раньше или уходить позже, но у нас есть общие шесть часов, когда мы решаем важные вопросы. Эти часы мы сохраняем и при переходе на удаленку, команда оперативно отвечает на сообщения и звонки.

Помимо этого, мы ввели ежедневный утренний созвон с каждым членом команды. Такое общение помогает собраться и войти в рабочий поток из дома. Оно дисциплинирует.

Мы технически готовы к переходу: все рабочие вопросы решаем в мессенджере Slack, там же у нас есть возможность проводить видеозвонки и конференции. С текстами и таблицами мы и в офисе работаем онлайн в Google Docs.

Кризис — время для развития, и для нас это отличная возможность поработать в распределенной команде, расширить аудиторию в онлайне и начать готовить с лекторами новые темы, до которых раньше не доходили руки из-за большой загрузки в офлайне. Возможно, в будущем эти недели карантина помогут нам открыть офисы в других городах или даже странах.

Евгения Тудалецкая, эксперт по созданию дистанционной команды и удаленному контролю, основатель проекта и автор одноименной книги «Нет офиса — нет проблем»
 «Озаботьтесь юридическим оформлением удаленки»

При введении режима удаленной работы работодателю первым делом нужно определить, как юридически переоформить трудовые отношения с сотрудниками. Рекомендую рассмотреть два варианта: подписание с сотрудником дополнительного соглашения к трудовому договору или переоформление на особый трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Важно прописать в допсоглашении или в договоре следующее:

• правила использования оборудования, несмотря на то, что сотрудник будет работать со своего личного ПК;
• фразу о том, что работа происходит дистанционно и работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя;
• перечислить мессенджеры, CPM-системы, средства связи и названия отчетов, которые сотрудник будет использовать в своей работе.
• прописать режим работы. При этом необязательно указывать, когда именно у сотрудника обеденное время. Лучше всего использовать фразу «работник должен быть доступен на связи с работодателем в конкретных мессенджерах, по будням в определенное время». Этот момент важен, когда будут возникать дисциплинарные вопросы к сотруднику.
• порядок и сроки предоставления отчетов о проделанной работе.

В условиях карантина никто никаких новых юридических правил не придумал. Государство вряд ли в курсе, что соблюдение текущих требований является некой проблемой для бизнеса.

Видео при созвонах, бой пижамам и слоты недоступности

Илья Молтянинов, руководитель направлений мобильных продуктов рекрутингового сервиса HeadHunter

HeadHunter перевел на удаленный режим работы сотрудников офисов в Москве и Санкт-Петербурге. Все остальные региональные филиалы работают в обычном режиме.

Мой личный чек-лист для тех, кому пришлось в экспресс-режиме переключаться на удаленку, выглядит так.

• оборудуйте выделенное рабочее;

• наушники с шумоподавлением;

• соблюдайте график приема еды и физической активности (например, включайте в него прогулки). Хорошо помогает ставить себе слоты недоступности прямо в рабочий календарь. Также помогает техника pomodoro: таймер на 25 минут — рабочий блок, 5 минут — перерыв, каждые четыре блока перерыв — 15 минут. Интервалы можно подстроить под себя;

• согласуйте график с домочадцами, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили;

• важно переключать контекст работа/отдых. Для этого подойдет любой ритуал. Например, переодеться в «рабочую» одежду, снять ее по окончании дня. Или выйти на прогулку на 10-15 минут, а вернувшись, заняться рабочими вопросами;

• включайте видеокамеру на созвонах. Это передает гораздо больше информации и позволяет лучше концентрироваться даже на групповых созвонах;

• если не можете в переписке решить вопрос за 10 минут, написав 30-50 сообщений, лучше договориться о созвоне;

• фиксируйте результаты договоренностей в чате/письме;

• начните пользоваться календарями, назначать друг другу встречи и появляться на них вовремя;

• убедитесь в наличии хорошего микрофона/наушников.

• не пренебрегайте регулярными созвонами один-на-один между руководителем и членами команды — это инструмент для измерения «температуры» и реагирования на состояние команды. Если удаленный режим вводится больше, чем на месяц, то нужен инструмент кросс-командной синхронизации. Например, регулярные Q&A-сессии с между командами и топ-менеджерами, на которых будут обсуждаться итоги месяца/квартала.

 «Через два месяца удаленки потеряем до 20% выручки» 

Василий Лебедев, основатель и гендиректор образовательного проекта ИКРА

Нас 30 человек. Всех вчера перевели на удаленный график. Планируем работать так минимум три недели.

Это был стресс. Наши продукты заточены под B2B-офлайн мероприятия: стратегические сессии, деловые игры, креативные воркшопы. Мы запустили специальный проект и готовы помочь компаниям провести любую сессию в онлайне. Инструменты, которые нам помогли: Miro (доска для онлайн-работы), Zoom и Google Hangouts (в зависимости от количества человек), Activecollab (для управления удаленными проектами), Webinar.ru.

Тем не менее, потери от несостоявшихся офлайн-программ на весенний сезон мы оцениваем примерно в 50 млн рублей в B2B-секторе. Компенсировать их придется B2C-форматами, на которых, по нашим прогнозам, мы сможем заработать только около 25 млн рублей.

Думаю, процентов 20 выручки точно мы потеряем.

Перед началом удаленной работы разработайте кодекс вашей команды.

В момент созвона просите всех включать камеру, чтобы был полный эффект присутствия и чтобы человек стремился выглядеть хорошо, по-рабочему. Создайте ритуалы начала и окончания рабочего дня. Например, договоритесь, что в 11 все проводят статус в начале дня, а в 18 — статус окончания дня. Ну и банальный совет: организуйте свое рабочее пространство дома максимально похожим на рабочее.

«Большинство людей не со зла, но не могут себя контролировать вне стен офиса» 

Алексей Захаров, основатель рекрутингового сервиса Superjob

У нас около 300 человек в штате, примерно 100 из них постоянно на удаленной работе. Остальных 200 в прошлую пятницу мы тестово отправили работать домой.

Мы увидели, что производительность труда программистов при удаленной работе упала в два раза. Были технические моменты, связанные, например, с нагрузкой на корпоративный VPN, и мы настраивали для сотрудников личный.

Так что перед уходом на удаленку надо провести обязательно учения. Они должны быть максимально приближены к боевым.

Еще интересное наблюдение: когда на удаленке абсолютно все сотрудники — это лучше, чем когда часть народа в офисе, часть на удаленке, и им приходится координироваться. Ведь когда, например, пять человек сидят рядом друг с другом, а пять удаленно, все они по-разному воспринимают информацию, видят разное на экранах, начинают задавать сильно больше вопросов.

Нужно готовиться к тому, что придется вложиться дополнительно в технологическую инфраструктуру. Нужно закладывать $100 на человека.

Дальше нужно продумать, как вы будете контролировать сотрудников при удаленной работе. Потому что в принципе большинство людей не со зла, но не могут себя контролировать вне стен офиса. Потому что холодильник — вот он, и я потолстею чуть не в два раза. И особенно девушки были не в восторге от того, что надо будет сидеть дома.

У каждого должны быть уже должностные инструкции, где все размечено. У большинства нет такого тайминга. Значит, сейчас огромному количеству бизнесов придется-таки проделать домашнюю работу: измерить, сколько сотрудник должен тратить времени на каждую конкретную задачу, и прописать, какие за это время он должен достигать результаты.

Рабочий график абсолютно един для офисной и удаленной работы. И если у вас рабочий день с 9 до 18 часов и час перерыва на обед, то так и должно быть при работе из дома.

В целом переход на удаленку экономически выгоден для компании. Для нас, например, это будет экономия на аренде в 20 раз. Вместо 2000 метров нам будет достаточно 100 метров штабного офиса, а то и 50. Вычитаем и эксплуатацию офиса: уборка, коммуналка, чай, кофе, туалетная бумага, текущий ремонт и прочее. К тому же можно расширить географию найма сотрудников и нанимать больше высококвалифицированных кадров в режиме неполной занятости.

 «Сотрудник может просто пойти проспать полдня»

 Юрий Кондратьев, директор кадрового агентства Lightman Solutions

Главная проблема удаленки — проблема контроля и чисто человеческий фактор. Ну не может «усредненный сотрудник» эффективно работать из дома. Много отвлекающих факторов.

Я вижу несколько способов хотя бы как-то контролировать процесс:

— Регулярный обмен сообщениями по работе. Не в почте, а именно в чатах. Это позволит избежать откровенных случаев, когда сотрудник может просто пойти проспать полдня.

— Ежечасная отчетность в короткой форме, которая не напряжет сотрудника. На крайний случай, две отчетности в день: первая — до обеда, вторая — до завершения рабочего дня. Два правила: отчетность должна быть настолько простой, чтобы ее можно было составить за 30-60 секунд. Второе правило: должна четко отражать реальный объем задач. То есть, например, мало сказать, что ты сделал 15 звонков, важнее — каких, куда.

— Просмотр рабочего экрана сотрудника через специальные программы. Тут уже нужно согласие самого сотрудника, если это его личный ноутбук. Зато эффективно.

— Изменение системы мотивации с процесса на результат. Это подходит только для случаев, когда дистанционка надолго. Необходимо всем сотрудникам прописать некоторые нормы производительности, к которым и привязать зарплату. Нормы нельзя устанавливать больше, чем те, которые были в офисной работе. Сотрудников следует замотивировать к работе, а не к приходу на в офис в определенное время.

Адекватный комплекс мер — лучше всего. Обычно используются первые два метода, четвертый хорош в долгосрочной перспективе. Относительно третьего каждый решает сам, насколько глобальным должен быть контроль.

Если вы не руководитель, а сотрудник, то:

— Желательно иметь свободную комнату, в которую никто не входит. При невозможности — отгородиться крупной мебелью: в комнате сделать относительно изолированный внешне участок для глаз. Это еще и для базовой звукоизоляции подойдет.

— Сформировать для себя график работы и график питания. Гибкий график на фрилансе — это первый шаг к снижению эффективности, для тех, кому это особенно в новинку.

— Ввести для самого себя обязательные отчеты. Предложить их ближайшему руководству. Это лучшая мера самоконтроля.

— Предложить руководству мотивировать себя хотя бы минимальными премиями или бонусами за превосходящий план результат.

— На время работы отключать личный телефон и все фоновые программы. Даже ставить на них системный запрет, если это не является частью работы.

— Искреннее радоваться тому, что теперь вы получаете такие же деньги за такой же объем работы, но экономите икс минут жизни в день, который раньше тратили на дорогу, а можете потратить на что угодно. Например, чтобы поработать больше и больше заработать, или получать образование, или лучше высыпаться. Помимо этого, вы экономите деньги на проезде, бензине, дорогих бизнес-ланчах.
(на основе Forbes)

P.S. Как Вам работается удаленно? Какие Ваши лайфхаки?